Đặt lại mẫu thú bông cũ không nên bắt đầu bằng một tin nhắn “làm giống đợt trước”. Người tiếp nhận cần biết đang đối chiếu phiên bản nào, phần nào phải giữ và điều kiện nào của lô mới đã thay đổi. Một ảnh chụp đẹp giúp nhận diện mẫu, nhưng chưa mô tả đủ vải, cấu tạo, phụ kiện hoặc quy cách đóng hàng.
Hình ảnh dùng để minh họa nội dung, không phải tư liệu xưởng, đơn hàng hoặc sản phẩm thực tế.
Kiểm kê những gì còn lưu trước khi hỏi đặt lại
Tập hợp mẫu thành phẩm đã duyệt, mã đơn hoặc mã mẫu, ảnh đủ góc và bản thông số cuối. Ghi rõ tài liệu nào là bản duyệt, tài liệu nào chỉ là góp ý trong quá trình làm mẫu. Nếu chỉ còn một sản phẩm đã sử dụng, mô tả tình trạng của nó để tránh coi màu phai, phần nhồi xẹp hoặc phụ kiện thay sau này là thiết kế gốc.
- Mẫu vật: còn hay mất; tình trạng và nơi giữ.
- Thông số: cách đo, vật liệu, màu và chi tiết nhận diện đã xác nhận.
- Phụ kiện: áo, dây, nhãn, thẻ và cách gắn.
- Bao gói: mẫu túi/hộp, cách chia mã và số lượng theo yêu cầu cũ.
- Hồ sơ: mã phiên bản cuối, ngày và người chấp thuận.
Chia yêu cầu thành giữ nguyên, thay đổi và chưa biết
Ví dụ minh họa: mẫu G01 từng có áo xanh và áo đỏ, lần này chỉ đặt áo xanh. Ghi “giữ thân G01 theo bản duyệt cuối; chỉ đặt bản áo xanh; số lượng mới chờ xác nhận”. Nếu không còn miếng vải chuẩn, đưa màu vào nhóm cần đối chiếu, không tự khẳng định một mã màu từ ảnh điện thoại.
Ba trạng thái này giúp nhà sản xuất biết đâu là yêu cầu bắt buộc và đâu là câu hỏi đang mở. Không đổi tên file cũ thành “bản mới nhất” rồi bỏ lịch sử, vì người xem không biết thay đổi đã được chấp thuận hay mới là đề nghị.
Màu vải và hình dáng cần được đối chiếu, không tự suy từ ảnh cũ.
Hỏi lại vật liệu và phần việc có thể tái sử dụng
Vải, chỉ, phụ kiện hoặc vật liệu bao gói có thể cần được kiểm tra lại cho đơn mới. Hỏi nhà sản xuất phần nào còn sử dụng được và phần nào phải làm mẫu hoặc xác nhận lại. Không mặc định rập, file thêu hay nguyên liệu của đơn cũ luôn được lưu vô thời hạn; thời gian lưu và quyền sử dụng cần xem thỏa thuận thực tế.
Nếu vải cũ không còn, lưu hai nội dung riêng: đặc điểm muốn giữ và phương án thay thế đang đề xuất. So sánh trên mẫu hoặc vật liệu thực, ghi phần khác biệt được chấp thuận. “Gần giống” cần có người duyệt, không thay thế quyết định của bên đặt hàng.
Đối chiếu mẫu tái đặt trước khi chốt lô mới
Chụp mẫu cũ và mẫu mới cùng góc, kiểm hình dáng, nét mặt, cách đo, màu, logo, nhãn và bao gói theo danh sách đã thống nhất. Đánh dấu rõ khác biệt do thiết kế mới, do vật liệu thay thế hay do tình trạng mẫu cũ. Chưa đủ căn cứ thì hỏi bổ sung trước khi xác nhận phần liên quan.
Hồ sơ gửi xưởng nhận may thú bông theo yêu cầu nên kèm bộ mẫu đang có, lượng muốn đặt lại, nơi nhận và các mục còn thiếu. Giá, lịch, điều kiện lưu hồ sơ và phạm vi làm mẫu phải được xác nhận cho đơn mới; mã đơn cũ không tự giữ nguyên mọi điều kiện.
Bộ tham chiếu có thể gồm mẫu, vật liệu, phụ kiện và bao gói đã xác nhận.