Một chiến dịch bắt đầu vào ngày cố định nhưng phát quà ở nhiều điểm thường cần sản xuất thú bông giao nhiều đợt. Nếu chỉ ghi ngày giao cuối cùng, đợt khai mạc có thể thiếu hàng dù toàn bộ đơn vẫn hoàn thành sau đó. Cách lập lịch hữu ích là xác định ngày hàng phải có tại từng điểm nhận, rồi làm rõ những việc phải hoàn tất trước mốc đó.
Phân biệt ngày sử dụng, ngày nhận và ngày xuất xưởng
Ngày bắt đầu chiến dịch là lúc thú bông được sử dụng. Ngày nhận hàng cần sớm hơn để người phụ trách kiểm đếm, kiểm tra logo và chuyển quà tới vị trí phát. Ngày xuất xưởng lại phải tính thêm vận chuyển và điều kiện tiếp nhận của kho. Ba mốc này cần được ghi riêng, cùng người xác nhận và địa chỉ nhận.
Không nên dùng câu “giao trước sự kiện” thay cho một mốc cụ thể. Hãy ghi ngày, khung giờ kho tiếp nhận, người liên hệ, số lượng từng mã và việc phải làm nếu điểm nhận không thể nhận đúng lịch. Khoảng thời gian cần dành cho mỗi bước được thống nhất theo đơn thực tế.
Tách nhu cầu từng đợt trước khi tính tiến độ
Mỗi đợt giao nên có một dòng yêu cầu riêng: mã mẫu, phiên bản áo hoặc màu, số lượng, cách đóng gói, điểm nhận và ngày phải có hàng. Cộng lại để đối chiếu tổng đơn. Nếu một mã được dùng ở nhiều đợt, vẫn cần thể hiện số lượng phân bổ thay vì chỉ ghi tổng của mã đó.
Ví dụ minh họa: một chương trình cần 1.000 sản phẩm, chia thành 400 cho khai mạc, 350 cho đợt tiếp theo và 250 cho đợt cuối. Đây là ví dụ phân bổ, không phải số lượng tối thiểu hoặc cam kết tiến độ của xưởng. Nếu ba điểm nhận dùng ba phiên bản áo, hồ sơ cần ghi rõ mã nào đi với điểm nào; không chỉ chia theo số thùng.
Các nhóm hàng và phương tiện được tách để minh họa việc phân bổ từng đợt. Hình ảnh dùng để minh họa, không phải tư liệu đơn hàng hoặc cơ sở sản xuất thực tế.
Lập lịch ngược từ đợt nhận đầu tiên
Đợt nhận đầu thường quyết định mức độ khẩn của cả dự án. Từ ngày cần có hàng, làm rõ lần lượt thời gian vận chuyển, đóng gói, kiểm tra, hoàn thiện, sản xuất và chuẩn bị vật liệu. Nếu chưa có mẫu chuẩn, bổ sung cả bước phát triển mẫu, phản hồi và duyệt lại.
- Chốt mẫu và phiên bản: xác nhận hình dáng, kích thước, vật liệu, nét mặt, áo, logo và phụ kiện.
- Chốt đầu vào sản xuất: xác nhận vật liệu, số lượng từng mã và các phần có thời gian chuẩn bị riêng.
- Thống nhất mốc kiểm tra: xem mẫu đầu chuyền hoặc phần hàng đại diện theo thỏa thuận trước khi triển khai tiếp.
- Chốt hoàn thiện và chia kiện: đối chiếu bao bì, mã đợt, địa chỉ và số lượng từng kiện.
- Xác nhận bàn giao: phân biệt giao cho đơn vị vận chuyển với việc người nhận đã nhận đủ hàng.
Xưởng cần xác nhận thời lượng và khả năng nhận làm của từng bước. Đừng lấy một lịch của đơn cũ áp vào mẫu mới, hoặc tự trừ vài ngày để có ngày khởi công mà chưa kiểm tra vật liệu và công đoạn.
Mẫu chuẩn và các đầu vào cần được thống nhất trước khi lên lịch sản xuất. Hình ảnh dùng để minh họa, không phải tư liệu đơn hàng hoặc cơ sở sản xuất thực tế.
Giữ một hồ sơ chuẩn cho tất cả các đợt
Giao nhiều đợt không có nghĩa mỗi đợt được tự thay mẫu. Lưu ảnh mẫu duyệt, thông số, mã màu và phiên bản logo thành một hồ sơ có tên rõ ràng. Người duyệt và xưởng dùng cùng phiên bản khi kiểm tra. Với vật liệu hoặc phụ kiện thay đổi, phải xác nhận lại phần ảnh hưởng trước khi sử dụng.
Khi phát hiện lỗi ở đợt đầu, ghi cụ thể mã hàng, chi tiết lỗi và cách xử lý đã thống nhất. Phản hồi cần tới người phụ trách các đợt sau để tránh lặp lại. Việc giao trước một phần không thay thế yêu cầu kiểm tra chất lượng của phần còn lại.
Để khoảng dự phòng có căn cứ và quản lý thay đổi
Lịch cần có phương án cho phản hồi mẫu chậm, thiếu vật liệu, sửa chi tiết hoặc thay đổi điểm nhận. Mức dự phòng do hai bên thống nhất theo độ phức tạp và lịch thực tế; bài hướng dẫn này không đưa ra một số ngày áp dụng cho mọi đơn.
Nếu chiến dịch tăng lượng quà hoặc đổi logo sau khi đã duyệt, hãy cập nhật hồ sơ và yêu cầu xưởng xác nhận lại lịch, chi phí và số lượng từng đợt. Không giữ bảng cũ rồi thêm thay đổi qua tin nhắn rời rạc. Ghi ai phê duyệt thay đổi và từ đợt nào phiên bản mới có hiệu lực.
Checklist gửi yêu cầu giao nhiều đợt
- Ngày bắt đầu sử dụng và ngày phải nhận hàng của từng đợt.
- Số lượng theo mã, màu, kích thước và phiên bản; tổng khớp toàn đơn.
- Ảnh hoặc bản vẽ tham khảo, mẫu đã duyệt và những phần còn chờ xác nhận.
- Địa chỉ, khung giờ tiếp nhận và người phụ trách từng điểm giao.
- Quy cách bao bì, cách ghi mã đợt và việc kiểm đếm khi nhận.
- Phương án xử lý thay đổi, hàng cần sửa và phần giao bổ sung.
Câu hỏi thường gặp
Có nên làm xong toàn bộ rồi mới chia đợt giao?
Cần trao đổi theo đơn thực tế. Làm toàn bộ trước có thể giúp kiểm đếm tập trung, nhưng phát sinh yêu cầu lưu kho và giữ bao bì. Sản xuất theo từng đợt cần kiểm soát sự đồng đều giữa các lần. Hai bên chọn phương án sau khi xem mẫu, vật liệu, lượng hàng và lịch nhận.
Đợt sau có tự giữ nguyên lịch khi đợt đầu thay đổi?
Không nên mặc định. Thay đổi mẫu, vật liệu hoặc lượng hàng có thể ảnh hưởng các đợt còn lại. Cần nhận một bản lịch cập nhật và xác nhận rõ những mốc vẫn giữ được.
Trao đổi kế hoạch với xưởng
SanXuatGauBong.com nhận sản xuất thành phẩm theo yêu cầu và xác nhận điều kiện cho từng đơn. Xem dịch vụ sản xuất thú nhồi bông số lượng lớn, rồi gửi hồ sơ mẫu cùng bảng phân bổ từng đợt để trao đổi tiến độ. Ngày giao cần được chốt sau khi xưởng kiểm tra đầy đủ yêu cầu.