Trước khi chia thùng cho nhiều chi nhánh, cần kiểm đúng cặp điểm nhận–phiên bản sản phẩm. Một đơn có đủ tổng số, đủ từng mã và đủ lượng cho từng nơi vẫn có thể giao sai cơ cấu. Lỗi này khó thấy nếu người kiểm chỉ nhìn các ô tổng.
Bài này dành cho người điều phối đơn thành phẩm trước bàn giao vận chuyển: lập bản phân bổ, phát hiện giao hoán giữa hai phiên bản và kiểm thay đổi điểm nhận. Các số liệu, mã và cách ghi là ví dụ giả định để áp dụng vào hồ sơ của bạn, không phải đơn hàng hay quy trình nội bộ của xưởng. Hình ảnh dùng để minh họa tình huống, không phải tư liệu lô hàng thực tế.
Khóa một dòng cho mỗi cặp chi nhánh–mã phiên bản
Một tên “gấu áo xanh” chưa đủ nếu có nhiều cỡ hoặc nhiều lần duyệt logo. Dùng mã sản phẩm đã gắn với phiên bản, rồi tạo một dòng riêng cho từng điểm nhận. Cùng một mã đi ba nơi có ba dòng; hai mã đi cùng một nơi vẫn là hai dòng.
- Mã đơn và phiên bản bản phân bổ đang có hiệu lực.
- Mã chi nhánh hoặc điểm nhận; thông tin giao nhận được lưu trong hồ sơ riêng có thể tra cứu.
- Mã sản phẩm, phiên bản và số lượng được phân cho đúng điểm ấy.
- Căn cứ yêu cầu của chi nhánh, trạng thái đề xuất/đã chốt và người có quyền xác nhận.
Trước khi đối chiếu lượng chia, thống nhất bản yêu cầu gốc và đơn vị đếm. Không lấy tổng từ một bản, cơ cấu màu từ tin nhắn cũ và điểm giao từ một danh sách mới rồi coi đó là một phương án đã được duyệt.
Ví dụ: cùng đủ 600 chiếc nhưng hai nơi vẫn nhận sai
Giả định bản phân bổ V1 đã được xác nhận cho 600 sản phẩm: G01 là phiên bản áo xanh, tổng 360; G02 là phiên bản áo vàng, tổng 240. Ba điểm nhận dùng mã HCM, ĐN và HN để minh họa, không phải các điểm giao thực:
- HCM: G01 180 + G02 60 = 240 chiếc.
- ĐN: G01 90 + G02 90 = 180 chiếc.
- HN: G01 90 + G02 90 = 180 chiếc.
Kiểm theo mã: G01 = 180 + 90 + 90 = 360; G02 = 60 + 90 + 90 = 240. Tổng ba nơi là 240 + 180 + 180 = 600.
Bây giờ giả sử bản đang dùng để chia hàng lại ghi HCM là G01 160, G02 80; ĐN là G01 110, G02 70; HN giữ 90 và 90. HCM vẫn có 240 chiếc, ĐN vẫn 180, HN vẫn 180. Toàn đơn vẫn đủ 600; tổng G01 vẫn 360 và G02 vẫn 240. Không ô tổng nào báo lệch.
Nhưng so từng cặp với V1 sẽ thấy bốn sai khác:
- HCM–G01: 160 thay vì 180, thiếu 20.
- HCM–G02: 80 thay vì 60, thừa 20.
- ĐN–G01: 110 thay vì 90, thừa 20.
- ĐN–G02: 70 thay vì 90, thiếu 20.
Đây là lý do phải đối chiếu từng dòng theo điểm nhận và phiên bản. Tổng theo điểm hoặc theo mã là phép kiểm bổ sung; chúng không thay thế được việc so đúng từng cặp.
Các nhóm có cùng tổng số vẫn có thể khác cơ cấu phiên bản sản phẩm.
Kiểm ba lớp trước khi dùng bản phân bổ để chia thùng
- Theo từng cặp: lượng đang chia trừ lượng được duyệt của cùng điểm và cùng mã. Trong bản không có thay đổi được chấp thuận, mọi chênh lệch phải bằng 0.
- Theo mã: cộng lượng của mã ấy ở tất cả điểm, rồi đối chiếu với tổng mã trong đơn có hiệu lực.
- Theo điểm và toàn đơn: cộng các mã tại từng nơi, sau đó cộng các nơi. Ghi riêng phần dự phòng chưa phân bổ nếu đơn thực sự có phần này.
Một dòng chưa xác nhận cần giữ trạng thái chưa chốt, không dùng số 0 để che ô còn thiếu thông tin. Hai bên xác định ai kiểm cơ cấu sản phẩm, ai xác nhận điểm nhận và bản nào được phép dùng cho khâu chia hàng.
Khi phát hiện sai như ví dụ trên, sửa theo căn cứ V1 hoặc một thay đổi đã được chấp thuận; không tự sửa các ô tổng cho khớp với bản chia sai. Lưu bản có vấn đề và kết luận đối chiếu để biết đã xử lý những dòng nào.
Đổi điểm nhận bằng một cặp giảm–tăng có cùng căn cứ
Quay lại V1 đúng ban đầu, không dùng bản chia sai trong ví dụ. Giả sử doanh nghiệp đề nghị chuyển 30 chiếc G01 từ HCM sang HN trước khi bàn giao vận chuyển. Đây là đề xuất điều chuyển phân bổ, không phải đặt thêm 30 chiếc.
- HCM–G01: 180 − 30 = 150; HCM–G02 giữ 60. Tổng HCM mới là 210.
- HN–G01: 90 + 30 = 120; HN–G02 giữ 90. Tổng HN mới là 210.
- ĐN giữ G01 90 và G02 90, tổng 180.
Bản V2 dự kiến vẫn có G01 150 + 90 + 120 = 360; G02 60 + 90 + 90 = 240; toàn đơn 210 + 180 + 210 = 600. Tổng thay đổi của G01 là −30 + 30 = 0.
Nếu chỉ cộng 30 cho HN mà không giảm nơi xuất phát, lượng phân bổ thành 630. Nếu giảm nhầm 30 chiếc G02 ở HCM, tổng đơn có thể vẫn là 600 nhưng cơ cấu G01/G02 đã lệch. Vì vậy, hai dòng tăng–giảm phải mang cùng mã sản phẩm, phiên bản, số lượng và căn cứ thay đổi.
Phiếu thay đổi nên ghi bản gốc, hai dòng trước/sau, người đề nghị, người có quyền chốt, trạng thái quyết định và thời điểm bản mới được phép dùng. Đề nghị của một chi nhánh chưa tự làm V2 có hiệu lực. Cần xác nhận lại ảnh hưởng tới phần đã chia, nhãn, chi phí và lịch theo tình trạng thực tế.
Điều chuyển phân bổ cần ghi cùng lúc phần giảm ở một điểm và phần tăng ở điểm còn lại.
Nối bản đã chốt với phần hàng đang được chia
Chỉ chuyển bản phân bổ có hiệu lực sang người chia hàng. Khi đã có danh mục thùng, gắn các dòng điểm nhận–mã phiên bản với phần hàng tương ứng để tìm được nhóm bị ảnh hưởng nếu có điều chỉnh. Bản phân bổ chốt lượng cho từng nơi; danh mục thùng mô tả cách những lượng ấy được chứa trong từng kiện. Hai tài liệu cần khớp nhưng có vai trò khác nhau.
Nếu hàng đã chia hoặc đã dán nhãn, khoanh đúng phần cần xem lại và yêu cầu người phụ trách xác nhận cách xử lý. Nếu hàng đã bàn giao vận chuyển, tình huống không còn là điều chỉnh trên bản chia trước giao của ví dụ này; phải đối chiếu tình trạng thực với các bên phụ trách, không tự coi đã sửa file là đã đổi được nơi nhận.
Về chọn túi/hộp, thùng hỗn hợp, cách ghi mã kiện và điều kiện vận chuyển, xem hướng dẫn đóng gói thú nhồi bông số lượng lớn. Khi gửi yêu cầu sản xuất, kèm bản phân bổ đang chốt, các dòng còn mở và người xác nhận để xưởng xem phương án cho chính đơn hàng. Khả năng giao trực tiếp nhiều điểm, chi phí và lịch phải được xác nhận riêng.